Il Testo Unico, infatti, prevede che tutta la corrispondenza in ingresso ed in uscita dall'ente sia registrata mediante un sistema informatico di protocollazione che consenta agli uffici di archiviare e consultare le informazioni in modo efficace e rapido ed all'utente di avere la certezza che la propria istanza sia presa correttamente in carico dall'Amministrazione.

Sono eliminati quindi tutti i registri cartacei e i sistemi di registrazione della corrispondenza diversi dal protocollo generale, e quest'ultimo diventa quindi l'unico elemento certo di riferimento per la classificazione e rintracciabilità del documento. Sono invece istituiti punti decentrati di protocollazione che, tramite collegamenti telematici, registreranno la corrispondenza direttamente nel sistema informatico centrale. Tali punti sono distribuiti in tutte le sedi comunali, dai palazzi principali a tutte le circoscrizioni al fine di realizzare un sistema efficiente e rapido di protocollazione dei documenti.

Nonostante la norma sia stata pubblicata da tempo (fine 2000) risulta che solo il 25% delle pubbliche amministrazioni abbia rispettato la scadenza fissata. Tra queste c'è, appunto, anche l'Amministrazione Comunale di Vicenza che grazie ad un progetto avviato nel 2001 ha potuto introdurre gradualmente il nuovo sistema informatico negli uffici avviando dapprima sperimentazioni pilota in alcuni Settori (Economato, Urbanistica) e poi estendendo progressivamente il protocollo informatico presso tutti gli uffici.

Ma la novità per il Comune di Vicenza riguarda la scelta di adottare funzioni aggiuntive a quelle minime previste per legge che riguardano l'archiviazione elettronica dei documenti mediante scannerizzazione e la creazione di un sistema di gestione documentale (workflow). Tali funzioni permetteranno di trasformare gli archivi cartacei in digitali, ma soprattutto di inviare telematicamente i documenti da un ufficio all'altro, eliminando quindi i flussi cartacei arrivando progressivamente a realizzare l'ufficio senza carta (paperless office), tagliando costi ed aumentando l'efficienza dell'Amministrazione.Il sistema, infine, sarà integrato con il progetto e-government FROM-CI del Comune di Vicenza e permetterà al cittadino di accedere autonomamente e direttamente via Internet al sistema di protocollo comunale per conoscere lo stato di avanzamento della propria istanza.